God revisionssed 2014 - Sveriges Kommuner och Landsting

Report
Denna bildserie presenterar
”God revisionssed i kommunal
verksamhet 2014”.
Bilderna är fria att användas
i egna presentationer.
Skriften ”God revisionssed i
kommunal verksamhet”
ISBN 978-91-7585-180-8
kan laddas ner/beställas på
http://webbutik.skl.se/
God revisionssed
I KOMMUNAL VERKSAMHET 2014
God revisionssed sedan 1991
 Kravet på god revisionssed befästes i kommunallagen 1991.
”Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av
god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas
verksamhetsområden.”
 God revisionssed syftar till gemensam utveckling, likartat
arbetssätt och bedömningar. Revisionen ska vila på vedertagen
praxis, inte vara godtycklig.
 God revisionssed i kommunal verksamhet är dokumenterad
1995, 1999, 2002, 2006, 2010 och 2014.
Revisionsdelegationen inom SKL fastställer den goda seden.
God revisionssed 2014
 ”Stor betydelse för revisionens trovärdighet och styrka”
 Är allas ansvar - förtroendevalda och sakkunniga
 Arbetsprocess: dialoger, faktainsamling, utforskning och analys
 Ledord: Koncentration, tydlighet, fördjupning
 Successiv bearbetning och diskussion i Revisionsdelegationen
och med Referensgruppen (sakkunniga)
 Beslut i Revisionsdelegationen 2014 10 16
 Viktigt nå ut till alla - förtroendevalda och sakkunniga
God revisionssed 2010 - struktur
1.
God revisionssed i kommunal verksamhet
Innebörd. Ansvar.
2. Den kommunala revisionen i sitt sammanhang
Utgångspunkter. Ansvarssystemet. Demokratisk förankring.
3. Grundläggande värden och förhållningssätt
Förtroende. Oberoende. Helhetssyn o samverkan. Öppenhet.
4. Granskningsuppdragen
5. Revisionsprocessen
Planera. Granska. Pröva
6. Grunder för ansvarsprövning
7. Förutsättningar
Val. Resurser. Samverkan mm.
+ Ansvarsprövningsbanken
+ Revisorernas dokument
www.skl.se/revision
God revisionssed 2014 - struktur
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
God revisionssed i kommunal verksamhet
Den kommunala revisionen i sitt sammanhang
Oberoende
Kommunikation och dialog
Helhetssyn och samverkan
Revisorernas uppdrag
Revisionsprocessen
+ Ansvarsprövningsbanken
+ Revisorernas dokument
Grunder för revisorernas kritik
www.skl.se/revision
Lekmannarevision och andra uppdrag…
Revisorernas förvaltning och arbetssätt
Viktigaste förändringarna
 Revisorernas uppdrag – tydligare uttolkning/beskrivning
 Revisionsprocessen – etablerar innehållet i årlig granskning;
kopplar grundläggande granskning och riskanalys
 Lekmannarevision m fl. uppdrag – samlas i eget kapitel
 Oberoende, Kommunikation, Samverkan – fortsatt
fördjupning
 Innehållsförteckningen
- din bästa guide!
 Klickbara hänvisningar
 Begrepp s 73
 Referenser s 71
Kapitel 1
God revisionssed – utgångspunkter
God revisionssed
”God revisionssed är de goda principer och föredömliga
tillvägagångssätt som är allmänt vedertagna där revision
utförs. Med allmänt vedertagen menas den praxis som
råder i en kvalitativt representativ krets av revisorer.”
God revisionssed i kommunal verksamhet utgår från den
kommunala sektorns förutsättningar
- offentlig insyn
- förtroendevalda revisorer
- det demokratiska uppdraget
Kapitel 2
Kommunal revision i sitt sammanhang
”En väl fungerande revision och ett tydligt ansvarsutkrävande
är viktiga delar i den kommunala självstyrelsen, i den lokala
demokratin. De bidrar till att skapa legitimitet och förtroende
för den kommunala sektorn.”
Det kommunala ansvarssystemet
Den kommunala revisionen
- ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument
Revisorernas demokratiska förankring och inriktning synliggörs genom:
 Den konstitutionella modellen
 Revisionsuppdragets breda innehåll
 Revisionsprocessens genomförande
- utgångspunkt i fullmäktiges mål, riktlinjer och uppdrag
- öppenhet, dialog och kommunikation
- prövning av ansvarstagande med tydliga bedömningar
Det är nämndernas ansvar som
granskas och prövas
 Nämndens uppdrag och ansvar är att genomföra och
förverkliga fullmäktiges mål och beslut till givna förutsättningar,
enligt gällande lagar och föreskrifter och med en tillräcklig intern
kontroll samt att återrapportera till fullmäktige.
 De förtroendevalda har ansvaret.
 Ansvaret är i grunden kollektivt.
 Ett individuellt ansvar kan prövas undantagsvis.
Att utse revisorer
Revisorer i






kommun, landsting eller region
gemensam nämnd
kommunalförbund
lekmannarevisorer i aktiebolag
stiftelser och övriga företagsformer
finansiella samordningsförbund
Kapitel 3
Revisionens oberoende
Oberoende
 Oberoendet är centralt för trovärdighet
och legitimitet.
 Oberoende innebär att stå fri gentemot
den som ska granskas och den som är
uppdragsgivare samt att självständigt
och objektivt granska och pröva.
 Ett absolut oberoende finns inte,
men oberoendet måste uppfattas vara
tillräckligt.
”Att arbeta stödjande och framåtsyftande med synpunkter,
råd och rekommendationer, står inte i strid med revisorernas
oberoende. Ett effektivt revisionsarbete förutsätter dialog och
förtroende mellan revisorerna och de som granskas”
Kapitel 4
Öppenhet och kommunikation
Intern kommunikation




Fullmäktiges presidium
Hela fullmäktige
Styrelse och nämnder
Partigrupper
”Partikontakter upprätthålls
med ett förhållningssätt som
inte riskerar revisorernas
oberoende.”
Extern kommunikation
 Kommunens medborgare
 Media
 Andra revisorer
Hemsidan?!
Kapitel 5
Helhetssyn och samverkan
Samordnad revision
 Lekmannarevisorer i kommunala aktiebolag (hel- och delägda)
och revisorer i stiftelser som kommunen bildat, utses ur gruppen
av kommunens revisorer, dvs med personsamband.
 Avsikten är att den kommunala verksamheten ska kunna
granskas och prövas med helhetssyn.
Samverkan utöver den samordnade
revisionen
 Samverkan med yrkesrevisorer i aktiebolag och stiftelser
 Samverkan då ingen ”egen” revisor har utsetts
 Samverkan om gemensam nämnd
Samordnad tidplan för ansvarsprövning underlättar helhetssyn!
Ställ krav på samverkan i upphandling av yrkesrevisorer!
Kapitel 6
Revisorernas uppdrag
Revisorernas uppdrag
Omfattning och revisionsobjekt
Kommunallagen 9 kap. 9 § 1 st.
”Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av
god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas
verksamhetsområden.
De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller
lekmannarevisorer som utsetts i juridiska personer enligt 3 kap.
16a-18b §§, även verksamheten i de företagen.”
Revisorerna granskar inte ärenden som avser myndighetsutövning, med vissa
undantag. KL 9 kap. 10 §.
Revisorernas uppdrag
Vad ska granskas och prövas?
Kommunallagen 9 kap. 9 § 2 st.
”Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt
och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om
räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som
görs inom nämnderna är tillräcklig.”
Revisorerna anmäler misstanke om förmögenhetsrättligt brott eller att allmän
förvaltningsdomstols avgörande har åsidosatts. KL 9 kap. 9 § 3 st.
Innebörden av att
verksamheten sköts på ett ändamålsenligt
och ekonomiskt tillfredställande sätt
 Verksamheten lever upp till fullmäktiges mål,
beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra
föreskrifter som gäller för verksamheten.
 Verksamheten klarar att genomföra sitt uppdrag med tillgängliga
resurser.
 Styrelsen och nämnder har en styrning och uppföljning mot mål
och beslut.
 Granskningen tar sikte på såväl genomförandet som
resultatetet av verksamheten. Fokus på uppdrag och mål.
Innebörden av om
räkenskaperna är rättvisande
 Den interna redovisningen (budget, kontroll, uppföljning)
fullgörs så att den kan ligga till grund för styrning och ledning
av den verksamhet som bedrivs.
 Den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och
ställning;
de finansiella rapporterna (delårsrapport och årsredovisning) är
upprättade i enlighet med KRL och god redovisningssed (uttolkad av
RKR).
 Granskning av såväl intern som extern redovisning utifrån
interna styrdokument, KRL och RKR.
Innebörden av om
den interna kontrollen är tillräcklig
 Den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig,
den förebygger, upptäcker och åtgärdar.
 Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat samt
integrerat i organisation, system och det löpande arbetet.
 Granskningen avser hur den interna kontrollen är uppbyggd
och hur den fungerar i praktiken. Granskningen sker ur ett
system-, redovisnings- och verksamhetsperspektiv.
Revisorernas uppdrag
Vad ska granskas och prövas?
Kommunallagen 9 kap. 9 a §.
”Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som
enligt 8 kap. 20 a § skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet
är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas
skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapport och
årsbokslutet.”
Kapitel 7
Revisionsprocessen
Revisionsprocessen
Kännetecken på revisionsprocessen
”Revisionsprocessen omfattar hela det arbete som revisorerna
gör under ett revisionsår från riskanalys och planering av
granskningsinsatser till uttalandet i revisionsberättelsen.
Revisionsprocessen är avslutad när fullmäktige fattat beslut i
ansvarsfrågan.”
Gemensamt för hela
revisionsprocessen
 Kommunikation
 Dokumentation
 Kvalitetssäkring
Planera
 Samla kunskap och
erfarenhet
 Riskanalys
 Aktiva val
 Revisionsplan
Riskanalys
 Inhämta kunskap
- fullmäktiges mål, riktlinjer, uppdrag mm
- interna och externa påverkansfaktorer
- styrelse och nämnders egna analyser
 Identifiera risker
- i väsentliga verksamheter, funktioner och processer
- med olika perspektiv
 Bedöma och värdera
- konsekvens
- sannolikhet
Riskanalysen dokumenteras!
Värdera risker
Revisionsplan
 Dialog med styrelse och nämnder
 Granskningsinsatser
- egna
- gemensamma
 Andra aktiviteter
- information, utbildning, verksamhetsbesök mm
 Lekmannarevisorernas granskning
Revisionsplanen dokumenteras!
Information på webbsida och till fullmäktige?
Granska
 Årlig granskning
- grundläggande
- fördjupad
- DR och ÅR
 Planering
 Genomförande
 Rapportering
 Uppföljning
Årlig granskning
 Grundläggande granskning (basgranskning)
- varje år för styrelse och nämnder
- löpande insamling av fakta och iakttagelser
- ger underlag att bedöma styrning, uppföljning och kontroll, säkerhet i
system och rutiner, måluppfyllelse (resultat, prestationer mm)
 Fördjupad granskning
- kompletterar den grundläggande granskningen i den omfattning som
behövs för ett tillräckligt underlag
- motiveras av riskanalysen
- kan ske inom hela revisionsuppdraget
 Granskning av delårsrapport och årsredovisning
- varje år
- omfattning och inriktning beror på bedömning i den grundläggande och
fördjupade granskningen
Grundläggande granskning
Revisorerna
 följer verksamheten (dokument, ärenden, beslut, besök mm)
 har dialog med styrelse och nämnder om mål, uppdrag, ansvar,
styrning och resultat
 bedömer förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och
kontroll
 verifierar vid behov genom granskningsinsatser
(t ex om beslut verkställs och mål uppnås, om system och rutiner
inom redovisningsområdet fungerar etc.)
Planeras tillsammans med de sakkunniga.
Granskningen dokumenteras – löpande och/eller i rapporter.
Grundläggande granskning
Utgår från revisionsfrågor som - ”har styrelse eller nämnd…”
 tolkat mål och uppdrag från fullmäktige; brutit ned dessa så de
fungerar som styrsignaler?
 utarbetat en egen riskanalys?
 uppföljning och rapportering av verksamhetens resultat
samt beslut om åtgärder vid avvikelser?
 ekonomistyrning och kontinuerlig ekonomisk uppföljning och
rapportering?
 ett systematiskt arbete med sin interna kontroll?
 tydliga beslutsunderlag och protokoll?
Fördjupad granskning







Planeras med en projektplan, som också är uppdragshandling
Syftet formuleras med revisionsfrågor
Värdering sker utifrån revisionskriterier
Kan inledas med förstudie
Genomförs av sakkunniga
Revisorerna kan delta t ex som kontaktrevisorer
Kommunikation/dialog med ansvarig styrelse eller nämnd
 Resulterar generellt i en rapport med missivskrivelse från revisorerna.
 Kommuniceras med fullmäktige, styrelse, media, allmänhet
 Alternativa sätt att kommunicera/hantera granskningar
Granskning av årsredovisning
och delårsrapport
 Årsredovisningen (ÅR) granskas utifrån kommunal
redovisningslag (KRL) och god redovisningssed (RKR).
 Omfattning på granskningen beror på hur mycket
redovisningsgranskning som gjorts under året.
 Bedömning av rättvisande bild.
 Delårsrapporten granskas översiktligt.
 Bedömning av om resultatet (ÅR och DR) är förenligt med
fullmäktiges mål.
 Granskningarna dokumenteras i särskilda rapporter.
Pröva
 Sammanfatta och
samråda
 Analysera och bedöma
 Kommunikation
 Revisionsberättelse
 Behandling i fullmäktige
Vid kritisk ansvarsprövning
 Om revisorerna har kritik – viktigt att kommunicera detta till
berörd styrelse eller nämnd
 Två formella instrument för kritik
- rikta anmärkning
- avstyrka ansvarsfrihet
 Revisorerna ska ange sina grunder för att rikta anmärkning eller
avstyrka ansvarsfrihet
 Viktigt att kommunicera även med fullmäktiges presidium
Revisionsberättelsen








Information om uppdraget och utgångspunkter för granskningen
Redogörelse för resultatet av granskningen
Bedömning av resultatet i årsredovisningen
Uttalande om revisorerna tillstyrker eller avstyrker att
årsredovisningen godkänns
Framställning av eventuella anmärkningar och grunder för dessa
Särskilt uttalande om ansvarsfrihet tillstyrks eller avstyrks
Information om eventuella hinder i revisionen ( t ex jäv eller val)
Bilagor
Lämnas direkt till fullmäktige.
Behandling i fullmäktige
”Revisorernas granskning, prövning och uttalande utgör
underlag för fullmäktiges beslut att bevilja eller vägra
ansvarsfrihet. Fullmäktige har en exklusiv rätt att besluta och
deras ställningstagande kan bli ett annat än revisorernas.”
Fullmäktiges ansvarsprövning
Fullmäktige ska
- bevilja eller vägra ansvarsfrihet
- ta egen ställning till anmärkning från revisorerna
Fullmäktige kan
- rikta egen anmärkning
- återkalla uppdrag (om ansvarsfrihet vägrats)
- väcka skadeståndstalan (-”-)
Fullmäktige ska
motivera sina beslut om det inte är ”uppenbart obehövligt”
Kapitel 8
Grunder för revisorernas kritik
De åtta grunderna
 Bristande måluppfyllelse,
ohörsamhet till mål och
riktlinjer fastlagda av
fullmäktige eller föreskrifter
 Obehörigt beslutsfattande
 Bristande styrning, ledning,
uppföljning och kontroll
 Otillräcklig beredning av
ärenden
 Förtroendeskada eller annan
immateriell skada
 Ej rättvisande räkenskaper
 Ekonomisk skada
 Icke lagenlig verksamhet,
brottslig gärning
Hur används grunderna?
Grund i god revisionssed
Antal ggr 2004-2012
Bristande måluppfyllelse …
100
Bristande styrning, ledning, uppföljning och
kontroll
244
Förtroendeskada
10
Ekonomisk skada
12
Obehörigt beslutsfattande
29
Icke laglig verksamhet
11
Otillräcklig beredning av ärenden
18
Ej rättvisande redovisning
8
Hur bedömer revisorerna?
 Revisorerna tillstyrker ansvarsfrihet
> 95 %
 Revisorerna riktar anmärkning
 Revisorerna avstyrker ansvarsfrihet
2-3 %
<
1%
Baseras på en uppskattning av antalet möjliga ansvarsprövningar i landet.
290 kommuner + 20 landsting x 5 revisionsobjekt = 1550 möjliga fall
Ansvarsprövning 2007-2012
Verksamhetsår →
Fall ↓
2007
Antal kommuner/landsting
35
31
22
28
26
34
18
Antal anmärkningar från
revisorerna
55
34
33
29
30
49
21
Fullmäktige beslutar stå
bakom revisorernas anm.
13
14
15
12
15
28
8
Fullmäktige riktar egen
anmärkning
-
-
2
4
4
3
1
Antal avstyrkt ansvarsfrihet
från revisorerna
4
4
8
7
6
12
3
Fullmäktige vägrar
ansvarsfrihet i enlighet med
rev.
0
4
3
5
2
2
2
Fullmäktige vägrar
ansvarsfrihet – eget beslut
2
1
-
-
-
2
-
Delade revisionsberättelser
3
2
5
10
2
5
3
2008
2009
2010
2011
2012
2013
prel
Ansvarsprövningsbanken
•
En databas om ansvarsprövning i kommuner, landsting
och regioner.
•
Finns på www.skl.se/revision
under Ansvarsprövning
•
Visar senaste 5 åren
•
Innehåller revisionsberättelser, PM,
fullmäktiges protokoll.
Kapitel 9
Lekmannarevisorernas uppdrag i aktiebolag
och andra revisionsuppdrag
Lekmannarevisor





Obligatorisk i helägda kommunala aktiebolag
Utses av fullmäktige
Väljs från kommunens förtroendevalda revisorer
Civilrättsligt uppdrag/syssloman
Skadeståndsansvar
”Lekmannarevisorernas granskning syftar till att stärka den
demokratiska insynen och fullmäktiges kontroll i kommunala
aktiebolag. ”
Lekmannarevisorns uppdrag och
granskning
 Uppdraget definieras i aktiebolagslagen (ABL).
 Uppdraget innefattar att granska:
- om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk
synpunkt tillfredsställande sätt
- om den interna kontrollen är tillräcklig.
 Fullmäktige kan ge tilläggsuppdrag genom direktiv.
 Granskningen omfattar inte räkenskaperna.
Denna utförs av en yrkesrevisor (normalt auktoriserad).
 Granskning enligt god sed (denna). Granskningen genomförs på
motsvarande sätt som kommunens revision.
 Lekmannarevisorn ska anlita sakkunnig i sin granskning (KL).
5 bolagsorgan
 Bolagsstämma (ägaren företräds av ombud på stämman)
 Bolagsstyrelse (utses av fullmäktige)
 Verkställande direktör (utses av bolagsstyrelsen)
 Revisor (utses av stämman)
 Lekmannarevisor (utses av fullmäktige, anmäls på stämman)
Finansiering av lekmannarevisionen
 Budget/anslag till lekmannarevisionen ska räcka till
arvode/ersättning, kostnad för sakkunniga, möten med
bolagsledning m.m.
 Sätt att finansiera :
- Respektive bolag bär kostnaden
- Fullmäktige finansierar t ex genom anslaget till kommunens
revision
- Fullmäktige lägger fast anslaget. Bolagen bär kostnaden.
Eventuell reglering genom ägardirektiv.
Samverkan mellan revisorer
Delvis gemensam revision
Kan begära upplysningar
Kommunens
revisorer
Lekmannarevisor
Bolagets
yrkesrevisor
Skyldiga lämna varandra upplysningar
Samordnad revision
Granskningsrapporten
 Information om uppdraget och utgångspunkter för granskningen
 Redogörelse för resultatet av granskningen; bedömning av om
verksamheten har skötts ändamålsenligt och ekonomiskt
tillfredsställande och om den interna kontrollen varit tillräcklig
 Uttalande med anledning av särskilt uppdrag enligt ägardirektiv
 Framställning av eventuella anmärkningar och grunder för
dessa.
 Andra upplysningar av betydelse för ägaren.
 Bilagor
Ställs till bolagsstämman. Lämnas till bolagsstyrelsen.
Bifogas till kommunens revisionsberättelse.
Andra revisionsuppdrag
 Revisor i stiftelse eller
ekonomisk förening
 Revisor i kommunalförbund
 Revisor i finansiellt
samordningsförbund
 Övriga uppdrag
Kapitel 10
Revisorernas förvaltning och arbetssätt
Revisionsreglemente
 Revisionens organisation (antal, samlad/delad, ordförandeskap,
samordnad revision, sakkunniga)
 Arbetsformer (kallelser, anteckningar, protokoll)
 Ekonomi och förvaltning
 Samverkan och dialog t ex med fullmäktiges presidium
Fullmäktige beslutar om revisionsreglemente
Revisorernas resurser
 Ska räcka till alla aktiviteter för både revisorerna och deras
sakkunniga biträden.
 Ska täcka all granskning – grundläggande och fördjupad samt
granskning av DÅR och ÅR
 Ska även täcka förvaltningsstöd som innefattar:
• Administration
• Diarieföring och arkivering
• Upphandling
• Kvalitetssäkring
• M.m.
Revisorernas resurser
 Tydligt underlag till fullmäktige
 Aktiv dialog om resursbehovet
”Revisorer som bedömer att resurserna är otillräckliga för att
genomföra uppdraget så att uttalandet i ansvarsfrågan är tillräckligt
underbyggt, uppmärksammar aktivt och tidigt fullmäktiges presidium
på detta och på konsekvenserna. Revisorerna kan också initiera ärende
om sina resurser i fullmäktige.”
Revisorernas arbetssätt
 Strategi
 Arbetsordning
Offentlighet och tillgänglighet




Revisorerna är en offentlig myndighet
Ansvar för handlingar och arkiv
Dokumentation viktig
Handlingar blir normalt allmänna och offentliga

similar documents