Inschrijving en Dossiervorming aan de hand van SIS

Report
INSCHRIJVING EN DOSSIERVORMING
AAN DE HAND VAN SIS
Erik Hendriks
Teamleider Studenten Service Centrum Leeuwenburg
1
INHOUD
• Het Studentendossier
• Registratie van gegevens in SIS
• Raadplegen van gegevens uit SIS
2
HET STUDENTENDOSSIER
Dossierstukken in SIS
•
•
•
•
•
Toelating: Diploma Vooropleiding
Toelating: Legitimatiebewijs / Verblijfsvergunning
Toelating: Vrijstelling Hoofdfase *
Studievoortgang: BAS en BAS-intrekking
Studievoortgang: Getuigschrift
Overige stukken
•
•
•
Leer-werk-overeenkomst
Brieven Juridische Zaken
Enz.
3
LEVENSLOOP STUDENTENDOSSIER
•
Student meldt zich aan via www.studielink.nl
•
Diploma vooropleiding en ID-bewijs worden gecontroleerd.
•
•
•
Student staat ingeschreven en begint studie.
•
•
•
Ruim 80% van nederlandse vooropleidingen wordt centraal geverifieerd via uitwisseling gegevens Studielink – DUO.
Vrijwel alle ID-bewijzen van nederlandse worden centraal geverifieerd via uitwisseling gegevens Studielink – GBA.
Student behaalt propedeuse: inschrijving wijzigt naar hoofdfase.*
Student behaalt geen propedeuse: BAS.
Student studeert af.
•
Student behaalt Bachelor.
4
DIPLOMA VOOROPLEIDING
•
Student meldt zich aan en geeft vooropleiding op via Studielink.
•
SSC controleert wekelijks nieuwe aanmelders in SIS.
•
Lijst aanmelders
•
•
•
Controle toelaatbaar diploma vooropleiding
•
•
•
Toelaatbaar > wacht op verificatie
Niet toelaatbaar > contact met student
Controle verificatie diploma vooropleiding
•
•
•
Aanm gematr, DEFT + niet DEFT (HVA_INS_DM_AANM_PT)
Aanm niet MATR sept instroom (HVA_INS_DM_NIET_MATR_PT)
Centrale verificatie > afhandelen
Geen centrale verificatie > contact met student
Opvragen diploma vooropleiding
•
•
Toelaatbaar diploma > opsturen naar CSA
Niet toelaatbaar diploma > diplomawaardering of excie
5
DIPLOMA VOOROPLEIDING
6
DIPLOMA VOOROPLEIDING
7
FRAUDE DIPLOMA VOOROPLEIDING
8
LEGITIMATIEBEWIJS
•
SSC controleert wekelijks nieuwe aanmelders in SIS.
•
Lijst aanmelders
•
•
•
Controle Nederlandse nationaliteit
•
•
•
Wel Nederlandse nationaliteit > wacht op verificatie
Niet Nederlandse nationaliteit > contact met student
Controle verificatie
•
•
•
Aanm gematr, DEFT + niet DEFT (HVA_INS_DM_AANM_PT)
Aanm niet MATR sept instroom (HVA_INS_DM_NIET_MATR_PT)
Centrale verificatie > afhandelen
Geen centrale verificatie > contact met student
Opvragen Verblijfsvergunning
•
•
Student heeft VV > opsturen naar CSA
Student heeft geen VV > aanvraag MVV
9
GBA VERIFICATIE ONFEILBAAR?
10
INSCHRIJVING HOOFDFASE
•
De student geeft op studielink aan of hij wel /
niet in het eerste jaar wil beginnen.
•
‘Start in eerste jaar: nee’ betekent eigenlijk
‘vrijstelling van de propedeutische fase: ja’
•
Vrijstelling van de propedeutische fase heeft
als gevolg:
•
•
De student kan geen propedeuse voor deze
studie / inschrijving meer halen.
De student wordt niet beoordeeld voor BSA
voor deze studie / inschrijving.
•
Vrijstelling van de propedeuse is niet
hetzelfde als vrijstelling van alle vereisten van
de propedeuse.
•
Vrijstelling kan alleen op basis van een
propedeuse van de HvA op hetzelfde CROHO,
of
een
verklaring
van
de
examencommissie.
11
BINDEND AFWIJZEND STUDIEADVIES
•
BSA en BSA-intrekking worden in SIS geregistreerd.
•
Brieven worden als standaardcommunicatie in SIS gegenereerd.
•
SSC controleert intrekking en brief.
•
•
•
Één brief ontbreekt > contact excie
Veel brieven ontbreken > contact SIS-specialist
SSC controleert intrekking en inschrijving student.
•
Intrekking na uitschrijving > contact student
12
COMMUNICATIE IN SIS
13
COMMUNICATIE IN SIS
•
Standaard communicatie vanuit SIS
•
•
Vastlegging communicatie zeer belangrijk voor
o.a. COBEX en Loket BBK.
‘Maatwerk’ communicatie niet in SIS
•
Vastlegging in toenemende mate in TopDesk.
14
PROPEDEUSE EN BACHELOR
•
SIS-specialist legt propedeuse en
bachelor vast in SIS.
•
•
Voor 2011 werden getuigschriften in Volg+
geregistreerd en door SSC handmatig
ingevoerd in SIS.
SSC bewaart kopie propedeuse
en bachelor.
•
SSC controleert EXAMs vanaf 1-9-2013 in
SIS en matcht deze met aangeleverde
kopieën >>>
•
Voor 2013 werd niet door SSC
gecontroleerd in SIS. Gevolg: zeer veel
ontbrekende getuigschriften. Controle
dossiers tussenliggende periode naast
reguliere werkzaamheden duurt bijna een
jaar (!)
15
PROPEDEUSE EN BACHELOR
•
Vrijstelling propedeuse niet in SIS verwerkt >
vastleggen bachelor in SIS niet mogelijk.
•
Vrijstelling propedeuse niet tijdens inschrijving
vast te leggen, alleen vanaf begin inschrijving.
•
Studenten onterecht in prop. fase wegens o.a.:
•
•
•
•
Verkeerd aangeven op studielink.
Verkeerd doorgeven besluit excie.
Niet opgemerkt na conversie Volg naar SIS.
Gevolg: Stress wanneer diplomering niet
mogelijk blijkt. Aanpassing op verzoek SISspecialist, via SSC, door AC.
•
Aandachtspunt SSC en AC voor vereenvoudiging!
16
PROPEDEUSE EN BACHELOR
4.3 Examens en getuigschriften
Graden en getuigschriften van studenten blijven een leven lang geldig. De
afgestudeerde moet hier een beroep op kunnen doen in haar of zijn
professionele loopbaan, of bij het deelnemen aan vervolgonderwijs. De
hogeschool kan voor deze doeleinden worden verzocht om een gewaarmerkt
afschrift van getuigschriften en supplementen af te geven. Om deze reden is
de bewaartermijn voor graadverstrekkingen, getuigschriften en supplementen
in de Selectielijst hogescholen vijftig jaar na behalen van het examen. In
navolging van de universiteiten kan een hogeschool er wel voor kiezen om de
kopie-getuigschriften en graadverstrekkingen te vervangen door een
instellingsregister voor afgestudeerden, dat gebruikt wordt voor het bijhouden
en verstrekken van gegevens over graadverstrekkingen. De registraties in dit
register worden dan de archiefbescheiden. Een dergelijk register zal aanzienlijk
schelen in de benodigde ruimte (fysiek of digitaal) voor het bewaren van
getuigschriften. In het geval van graadverstrekkingen zal een hogeschool wel
een vervangingsbesluit in de zin van art. 7 van de Archiefwet 1995 moeten
nemen, aangezien dit een openbaar gezagtaak betreft.
17
RAADPLEGEN GEGEVENS SIS
•
Rapportages uit SIS maken het mogelijk relaties
leggen ten behoeve van onderwijs en onderzoek
tussen o.a.:
•
•
•
•
•
•
Studiesucces
Vooropleiding
Nationaliteit
Leeftijd
Enz.
Ontwikkeling programma’s voor studie en
ondersteuning:
•
•
•
•
3-jarige leerroutes voor VWO-ers
Doorstroom AD > Bachelor
Project SOS
Enz.
18
RAADPLEGEN SIS VOOR JAARBOEK EN
VERSLAGGEVING HVA
Voorbeeld:
•
Jaarverslag examencommissie format (p.5): Besluiten over niet-reguliere
toelating tot de opleiding
1.
2.
3.
Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van het colloquium
doctum?
Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van een buitenlands
diploma dat gelijkwaardig is aan een Nederlands diploma?
Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van een EVCprocedure?
Probleem:
•
•
Er is geen code in SIS voor EVC.
Data die niet in SIS kunnen worden ingevoerd kunnen niet uit SIS
worden opgehaald.
19
CONCLUSIES
•
SIS heeft bijgedragen aan verbetering inschrijfproces: studentenadministraties kunnen efficiënter
werken, en meer aandacht aan individuele studenten besteden wanneer nodig.
•
SIS bied informatie die mogelijkheden schept voor verbetering van onderwijs of dienstverlening
aan specifieke doelgroepen studenten.
•
Verbetermogelijkheden zitten vaak eerder in de organisatiestructuur dan in SIS.
20
EINDE
21

similar documents