Datenimport

Report
Literaturverwaltung mit
Referentin: Gabriele Pinnen
Hochschulbibliothek
1
Grundsätzliches zu
Literaturverwaltungsprogrammen
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



2
Sie können viele Referenzen bequem aus Datenbanken importieren,
das Eintippen fällt weg
Sie können die Referenzen mehrfach verwenden, z.B. für Ihre
Dissertation und später für einen Zeitschriftenartikel
Literaturverwaltungsprogramme bieten Ihnen eine Vielzahl von
Formatierungsmöglichkeiten

Zitiervorschriften verschiedener Zeitschriften

Zitierstandards verschiedener Fachgebiete

Ausgabeformate können auch selbst definiert werden (für
Fortgeschrittene)
Literaturverwaltungsprogramme arbeiten mit StandardTextverarbeitungsprogrammen zusammen (z.B. Microsoft Word)

Referenzen direkt einfügen

Referenzen umformatieren
in vielen Literaturverwaltungsprogrammen ist auch die Verwaltung
von Volltexten (i.d.R. Zeitschriftenaufsätze als PDF) möglich
Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek
Endnote an der RWTH Aachen
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

3
Kostenpflichtige Campuslizenzen für EndNote im Software-Shop der
RWTH
Über das Portal ISI Web of Knowledge steht Ihnen im Hochschulnetz
EndNote Web kostenlos zur Verfügung (http://myendnoteweb.com)
Voraussetzung ist die persönliche Anmeldung bei ISI Web of
Knowledge.
Die Funktionalitäten sind gegenüber der Arbeitsplatz-Version
eingeschränkt.
Vorteil
Über einen gemeinsamen Account ist die ist die gemeinsame Nutzung
und Bearbeitung von Datensätzen durch mehrere Benutzer möglich.
Vergleiche zwischen beiden Versionen finden Sie hier:
http://www.adeptscience.de/bibliographie/endnoteweb/compare.html
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Was erwartet Sie?
Verwalten von Referenzen
Programmeinstellungen/Datenimport
Einrichten des Programms (Folie 5)
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Programmoberfläche
Anlegen von Datenbanken
(Libraries)
Voreinstellungen
Datenimport (Folie 8)
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4
Manuelle Eingabe von Daten
Abbildungen, Dateien und URLs
Anzeigemodi
Online Search
Direct-Export
Indirect Import
PDF-Import
PDF-Bearbeitung (Folie 20)
Literaturangaben verwalten (Folie 21)
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
Arbeiten mit Groups
Smart Groups
Termlists
Change Text
Change and Move Fields
EndNote und SFX (Folie 27)
Arbeiten im Team EndNote Web (F 28)
Einsatz von EN in Word (Folie 29)
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
Formatvorlagen
CWYW
Output Styles (Folie 34)
Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek
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
Styles Manager
Editieren von Styles
Programmoberfläche
Suchfenster
wird
angezeigt/nicht
angezeigt
Bibliographische
Datenbank mit
aufgenommenen
Referenzen
Schnelleditor
Vorschau
PDF-Anzeige
Navigation:
- Persönliche Gruppen
-Synchronisationsstatus
- Online-Suche
- Volltextsuche
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Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek
Optionen zur
Anordnung der
verschiedenen
Fenster
Einrichten des Programms: Anlegen einer
neuen Datenbank
Dateiname vergeben
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Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek
Einrichten des Programms: Voreinstellungen
Über Edit Preferences können Sie festlegen, welche Ihrer Libraries
sich mit dem Start von EndNote automatisch öffnen. Sie können hier
auch Standard-Einstellungen für Schrifttyp, Sortierung etc. der
Referenzen festlegen.
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Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek
Datenimport: Manuelle Eingabe von Referenzen
Dokumententyp auswählen
Felder ausfüllen und anschließend
Fenster schließen. Wird eine
Referenz geschlossen, erfolgt
automatisch eine Speicherung aller
vorgenommenen Änderungen. Der
Eintrag wird direkt in die Library
übertragen.
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Mehrere Autorennamen müssen untereinander stehen.
Vornamen möglichst
nicht abkürzen.
Sparen Sie sich das
Tippen von Punkten am
Ende eines Datenfeldes.
Das erledigen die Styles.
Datenimport: Manuelle Eingabe von Referenzen
1. Kommaregel
Der Namensteil vor dem ersten Komma wird als Nachname
interpretiert.
Brinkmeier, Clemens
Der Namensteil nach dem letzten Leerzeichen wird als Nachname
interpretiert.
Clemens Brinkmeier
Institut für Biochemie
2. Kommaregel
Sollte die Organisation in ihrem Namen ein Komma haben, dann wird an
dieses Komma ein zweites angefügt.
Bundesamt für Umwelt,, Wald und Landschaft
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Datenimport: Abbildungen, Dateien und URLs
Angehängte Dateien / URLs sind
verknüpft und können durch
Anklicken aufgerufen werden.
PDF-Dateien können alternativ als
Webseite mit der Referenz verlinkt
werden.
Referenzen mit
Anhängen sind
in der
Listenansicht
gekennzeichnet
Abb.
Datei
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Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek
Datenimport: Abbildungen, Dateien und URLs
File Attachments werden als relative Links angelegt (max. 45)
Sie sollten Graphiken immer über Figure  Attach Figure
einfügen, da sonst Qualitätsverluste auftreten können.
Das Figure-Feld kann immer nur einen Graphik-Anhang
enthalten, beim Einfügen einer zweiten Graphik wird die
erste überschrieben.
Bilder werden in der Titelaufnahme in einem kleinen
Format angezeigt.
In das Caption-Feld eine Bildbeschriftung einfügen.
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Anzeigemodi
Integrated Library & Online Search Mode
Alle Gruppen und Befehle sind verfügbar. Heruntergeladene Daten
werden direkt in der geöffneten Library gespeichert.
Local Library Mode
Die Gruppe Online Search ist nicht verfügbar.
Online Search Mode
Nur die Gruppe Online Search ist verfügbar. Heruntergeladene Daten
können vor der endgültigen Übernahme zunächst überprüft werden.
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Datenimport: Online-Search
EndNote bietet die direkte Suche in freien und lizensierten Literaturdatenbanken an. Über Tools  Online Search wird die Verbindung zur
Datenbank hergestellt. Wechseln Sie dazu in den Online Search Mode.
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Datenimport: Online Search
Aktuelle Datenbank
Die Anzahl der gefundenen
und zu importierenden
Treffer kann durch manuelle
Eingabe reduziert werden.
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Datenimport: Online Search
Die Online
References zeigen
die Resultate der
aktuellen Suche.
Treffer können vor der
festen Übernahme mit
Copy to Local
Library überprüft und
bearbeitet werden.
Nutzen Sie dazu die
Quick Edit Funktion.
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Datenimport: Direct Export (z.B. GBV)
Viele der lizensierten Datenbanken
bieten eine Direct Export Funktion
an, d.h. Sie recherchieren nicht über
die EndNote Online Search sondern
in der Datenbank selbst und exportieren die Treffer in Ihre EndNote
Library (empfohlen)
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Datenimport: Indirect Import
In einigen Datenbanken müssen die Referenzen zunächst als Datei
abgespeichert und dann über File  Import in Endnote übernommen
werden. Nicht in jeder Datenbank ist allein aus den Optionen ersichtlich,
welches Exportformat das richtige ist. Die bibliografischen Angaben
müssen der jeweiligen Feldbezeichnungen zugeordnet sein, so wie dies
im Fall von PubMed im Format „MEDLINE“ der Fall ist.
Feldbezeichnungen
im Format „Medline“
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Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek
Datenimport: Indirect Import
Der Import der abgespeicherten Datei in EndNote geschieht über File 
Import. Im folgenden Menü muss über Choose File die exportierte Datei
ausgewählt werden. Unter Import Option einen zum Exportformat der
Online-Datenbank passende Importfilter suchen. In unserem Beispiel
wäre dies „PubMed (NLM)“. Empfehlenswert ist eine gleichzeitige
Dublettenprüfung. Die importierten Referenzen werden in der temporären
Gruppe Imported References angezeigt.
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Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek
Datenimport: PDF-Import
Bibliografische Angaben können auch mittels PDF-Dateien in die
EndNote-Datenbank importiert werden. Voraussetzung: im PDF-Dokument
ist eine DOI angegeben. Diese befindet sich meistens auf der ersten
Seite.
File  Import
wählen. Man kann
sowohl einzelne PDFDateien als auch
einen ganzen Ordner
mit mehreren PDFDateien importieren.
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PDF-Bearbeitung
Der Reiter Attached PDF zeigt den Inhalt angehängter PDF-Dateien an
und ermöglicht es, Kommentare hinzuzufügen, Text hervorzuheben, die
PDF-Datei zu durchblättern und zu drucken. Der Volltext und auch die
Kommentare aller in der Library gespeicherten PDF-Dateien können über
die Suchmaske mit den Suchfeldern „Any Field + PDF+ Notes" oder nur
„PDF“ , bzw. nur PDF-Notes durchsucht werden. Das Suchfeld „File
Attachments“ ermöglicht die Suche nach dem Dateinamen.
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Arbeiten mit Groups
Gruppen sind eine weitere hilfreiche Funktion zur Strukturierung
einer EndNote-Datenbank. Es gibt drei permanente Gruppen:



All References
zeigt alle Referenzen einer EndNote- Datenbank.
Unfiled
enthält Referenzen, die noch keiner Gruppe zugeordnet sind.
Trash
enthält die gelöschten Referenzen. Sie bleiben in dieser Gruppe, bis die
Datenbank geschlossen wird. Danach werden sie unwiderbringlich
gelöscht.
Permanente
Gruppen
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Arbeiten mit Groups
Neben den permanenten Gruppen gibt es 3 Gruppen, die man
selbst erstellen kann. Man erkennt sie am Icon vor dem
Gruppennamen.
 Custom Groups
Einer Custom Group werden manuell Referenzen zugeordnet. Custom
Groups eignen sich, um unterschiedliche Referate, Hausarbeiten oder
Fächer zu verwalten.
 Smart Groups
Bei einer Smart Group handelt es sich um eine gespeicherte
Suchabfrage der EndNote-Datenbank. Werden neue bibliografische
Angaben importiert, werden die Smart Groups automatisch um die
Referenzen ergänzt, die den Kriterien der abgespeicherten Suchanfrage
entsprechen
 Combo Groups
Bei dieser Gruppenart handelt es sich um eine Kombination von bereits
existierenden Gruppen in einer neuen Gruppe.
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Arbeiten mit Groups: Smart Groups
Recherchen können Sie in Smart Groups umwandeln. Die Smart
Groups werden dynamisch um neue Referenzen ergänzt, wenn diese
die Suchkriterien der Smart Group erfüllen.
Suchanfrage definieren  Options  Save
Search + Convert to Smart Group  Smart
Group umbenennen.
umbenennen
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Term Lists
Term Lists sind automatisch
generierte Listen mit den
Dateninhalten bestimmter Felder
(Autoren, Schlagworte, Zeitschriften).
Mit Hilfe der Term List „Journal“ kann
man z.B. Zeitschriftentitel vereinheitlichen, die in der Library mit
verschiedenen Schreibweisen und
Abkürzungen auftauchen. Term Lists
sind auch deshalb nützlich, weil sie
bei der Eingabe von Begriffen
(Autoren, Schlagworten oder
Zeitschriftentiteln) Vorschläge anhand
der in der Liste aufgenommenen
Begriffe machen.
(Shortcut Ctrl+1)
Tools  Open Term Lists
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Change Text
Wenn man in einer Library ein Wort umbenennen, bzw. ersetzen
möchte, gibt es die Funktion Edit  Change Text (entspricht in Word
„Suchen und Ersetzen“).
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Change and Move Fields
Um Veränderungen in einem Feld für mehrere Referenzen gleichzeitig
durchführen zu können, gibt es die Funktion Change and Move Fields.
Tools  Change and Move Fields
Wenn nicht alle Referenzen
einer Library mit dem neuen
Schlagwort versehen werden
sollen, vorher Gruppe
auswählen oder Referenzen
mit gedrückter Strg-Taste
markieren und mit der rechten
Maustaste "Show Selected
References" auswählen.
Achtung: Die Aktion ist nicht
rückgängig zu machen
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EndNote und SFX
Das SFX-Menü gibt Ihnen Auskunft über die Verfügbarkeit der von Ihnen
gewünschten Literatur in Ihrer lokalen Bibliothek. Im Negativfall weist er
Ihnen den weiteren Weg.
Sie haben den SFX-Server in EndNote aktiviert und Ihr Computer ist
online. Unter Edit  Preferences  URLs & Links und Find Full Text
geben Sie folgende Adresse ein: http://sfx.hbz-nrw.de/sfx_rwth
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Arbeiten im Team
Sie können Ihre EndNote-Datenbanken über EndNote Web
synchronisieren. EndNote Web bietet Ihnen einen Speicherplatz für bis zu
50.000 Referenzen und 5GB. Unter Edit  Preferences  Sync tragen
Sie Ihren EndNote Web Account ein und legen außerdem fest , wann oder
wie oft eine Synchronisation stattfinden soll.
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EndNote und SFX
Markieren Sie eine Referenz und rufen Sie über References
 URL  Open URL Link das SFX-Menü auf.
Steht an der SFX-Bibliothek
ein Volltext zur Verfügung,
werden Sie direkt dort
hingeleitet.
Print-Versionen sind in den
Katalogen der SFXBibliotheken nachgewiesen.
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Einsatz von EndNote in Word:
Formatvorlagen für Publikationen
EndNote bietet zahlreiche Formatvorlagen an für die Veröffentlichung in
Zeitschriften.
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Einsatz von EndNote in Word:
Formatvorlagen für Publikationen
Wenn Sie eine Formatvorlage (Template) auswählen, öffnet sich
automatisch ein Word-Dokument.
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Einsatz von Endnote in Word: CWYW
Microsoft Word verwendet Cite While You Write und arbeitet mit EndNote
Add-In. Bei der Installation von EndNote werden die entsprechenden
Dateien für CWYW automatisch in Word übertragen. EndNote erscheint in
der Word-Menüleiste. Sie können EndNote Zitate formatieren und ein
Literaturverzeichnis für Ihr Dokument erstellen ohne die Textverarbeitung
verlassen zu müssen.
EndNote-Funktionen erscheinen im Untermenü
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Einsatz von Endnote in Word: CWYW
Wenn Sie in Word einen Text geschrieben haben, positionieren Sie den
Cursor an der Stelle, an der ein Zitat eingefügt werden soll. Sie haben zwei
Möglichkeiten: Find Citation: Endnote öffnet die Suchmaske und Sie
können in Ihrer Datenbank nach der einzufügenden Referenz suchen.
Insert selected Citations: Sie haben in Ihrer EndNote Datenbank die
einzufügende Referenz bereits markiert.
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Einsatz von Endnote in Word: CWYW
Sie können die Zitate im Dokument und die Bibliographie ändern und
dabei jedes Mal einen anderen Output-Style (hier: Author-Date) und
ein anderes Layout verwenden. Bearbeiten Sie die Einträge im
Literaturverzeichnis nicht direkt in Word. Sobald Endnote das
Literaturverzeichnis formatiert, gehen Ihre Änderungen verloren.
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Output Styles: Output Styles
Endnote hat eine Vielzahl von Zitiervorlagen für bestimmte Zeitschriften oder
bildet Standards aus einzelnen Fächern nach. „Vancouver“ ist z.B. ein
weitverbreiteter Standard in der Medizin, „APA“ sehr gebräuchlich in den
Geisteswissenschaften.
Es werden im Allgemeinen drei Zitierweisen unterschieden:
Harvard-Methode (z.B. APA)
Nummernsystem (z.B. ISO 690)
Fußnoten (z.B. Chicago)
Dies ist ein Beispiel (Meier 1956).
Dies ist ein Beispiel [43].
Dies ist ein Beispiel6
Auf der Seite http://www.endnote.com/support/enstyles.asp können Sie sich
Styles z.B. nach der jeweiligen Zitierweise sortiert anzeigen lassen und
herunterladen.
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Output Styles: Editieren von Styles
Unter Edit  Output Styles
können Sie einen
vorhandenen Style
modifizieren oder einen
neuen erstellen. Ein
geänderter Style sollte
immer unter einem anderen
Namen abgespeichert
werden, damit das Original
erhalten bleibt.
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Output Styles: Editieren von Styles
Das Auswahlfenster Reference
Types zeigt alle von dem
ausgewählten Style erfassten
Reference Types an. Sie
können durch anklicken weitere
Reference Types hinzufügen
und selbst definieren. Der
Generic Reference Type erfasst
alle Reference Types, die nicht
in diesem Style definiert sind.
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Output Styles: Editieren von Styles
5 Regeln zum Editieren von Styles:
1. Wenn kein Leerzeichen zwischen Variable und Text oder
Interpunktion steht, werden Text oder Interpunktion nur dann
ausgegeben, wenn in dem Variablenfeld etwas steht.
Beispiel: Volume • (Issue) = 93 (4) oder 93
2. Wenn Text oder Interpunktion ohne Leerzeichen zwischen zwei
Variablen steht, dann richtet sich das Erscheinen nach der vorderen
Variable.
Beispiel: Volume:Issue = 93:4 aber auch 93:
Wenn der Doppelpunkt bei fehlender Heftzählung nicht angezeigt
werden soll, fügen Sie eine Forced Separation (|)vor dem
Doppelpunkt ein. Damit wird die Abhängigkeit von der vorderen auf
die hintere Variable geschoben.
Beispiel: Volume|:Issue
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Output Styles: Editieren von Styles
3. Wenn zwei Variablen (ggf. mit Interpunktion) durch ein Leerzeichen
getrennt sind, so findet dieses nur dann Berücksichtigung, wenn im
Feld der vorherigen Variable auch tatsächlich etwas steht.
Beispiel: Author: • Title
4. Wenn eine Variable und Text durch ein Leerzeichen getrennt sind,
bleibt der Text immer stehen, auch wenn in der Variablen kein Inhalt
hinterlegt ist. Beispiel: Edition • ed. = 3rd ed. aber auch nur ed.
Selbst wenn kein Wert in dem Feld Edition steht, wird der Text ed.
ausgegeben. Um so etwas zu vermeiden, gibt es das Zeichen ◊ für
Link Adjacent Text: Dieses Symbol führt dazu, dass der spätere Text
an die vorherige Variable sozusagen geklebt wird. Wenn vorne nichts
steht, steht dann auch hinten nichts mehr. Beispiel: Edition • ◊ ed.
5. EndNote kann in einigen Fällen erkennen, ob eine Singular oder
Pluralform angebracht ist. Dafür gibt es dieses Zeichen ^ .
Beispiel: Editor • ◊ (Ed.),^(Eds.),
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Ansprechpartner in der BTH
Allgemein
Abt. Informationskompetenz
Tel.: 8097723
[email protected]
Informationszentrum
Tel.: 8094459
[email protected]
EndNote-Helpdesk
Tel.: 80-97723
[email protected]
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Importieren von Daten aus BDSL und BLLD
Treffer als Dublin Core abspeichern  Datei unter
www.itz.fak13.lmu.de/bdsl/ hochladen
Filter für Linguistics and Language Behavior Abstracts (LLBA)
herunterladen unter:
www.endnote.com/support/enfilters.asp
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