Ausgewählte Probleme beim Verwalterwechsel

Report
Ausgewählte Probleme beim Verwalterwechsel
Dr. Alexander Schaumann, Rechtsanwalt
SüchtingPartner Rechtsanwälte
Kurfürstendamm 57
10707 Berlin
www.suechtingpartner.com
Gliederung
Mögliche Ursachen des Verwalterwechsels
 Grundlagen der Verwalterstellung
 Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf
 Fortfall des Verwalters
 Abberufung des Verwalters
 Amtsniederlegung durch den Verwalter
 Kündigung des Verwaltervertrages
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Gliederung
Ansprüche gegen den ausgeschiedenen Verwalter
 Allgemeine Grundlagen der Haftung des Verwalters
 Anspruch auf Abrechnung
 Anspruch auf Herausgabe von Unterlagen
 Entlastung des Verwalters
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Gliederung
Ausgewählte Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung
 Einsichtnahme in wesentliche Unterlagen vor dem Beginn
der Tätigkeit
 Prüfung der Vollständigkeit der Verwaltungsunterlagen und
inhaltliche Prüfung
 Begehung des Objekts am Tag der Übernahme
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Grundlagen der Verwalterstellung
(1)
Verwalterbestellung

Organisationsrechtlicher Bestellungsakt, der die Stellung
des Verwalters als Organ begründet
Verwaltervertrag

Vertrag zwischen Verwalter und rechtsfähiger Wohnungseigentümergemeinschaft (h. M.)

Unentgeltlicher Auftrag (vgl. §§ 662 ff. BGB) oder
entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag
(vgl. § 675 BGB)
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Grundlagen der Verwalterstellung
(2)
Trennungstheorie
 Es ist zwischen der körperschaftlichen Bestellung des
Verwalters und dem Abschluss des Verwaltervertrages zu
trennen
 Es ist zwischen der Stellung des Verwalters als Organ und dem
Verwalter als Vertragspartner der Gemeinschaft zu unterschden
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Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf
(1)
Grundlagen


Die Verwalterstellung endet,
wenn die vereinbarte Laufzeit abgelaufen ist
(befristete Bestellung) oder
die Höchstdauer der Bestellung abgelaufen ist
(unbefristete Bestellung)
Praxistipp: Der Beginn der Laufzeit sollte in dem Bestellungsakt
oder der Gemeinschaftsordnung eindeutig geregelt
werden
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Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf
(2)
Höchstdauer der Bestellung
 Der Verwalter darf höchstens für 5 Jahre bestellt werden (vgl. §
26 Abs. 1 Satz 1, 1. Halbsatz. WEG)
Ausnahme: Bei einer Erstbestellung des Verwalters nach der
Begründung des Wohnungseigentums darf er lediglich für 3
Jahre bestellt werden (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 1, 2. Halbsatz
WEG)
 Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann den bisherigen
Verwalter uneingeschränkt erneut bestellen, jedoch frühestens
ein Jahr vor Ablauf der Bestellzeit (§ 26 Abs. 2 WEG)
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Fortfall des Verwalters
Tod des Verwalters
 Die Bestellung des Verwalters und der Verwaltervertrag enden
mit dem Tod des Verwalters
Auflösung der Verwaltergesellschaft
 Ist eine Personen- oder Kapitalgesellschaft als Verwalter
bestellt, endet das Verwalteramt, sobald diese die Rechtsfähigkeit verliert (vollendete Liquidation einer Verwaltungsgesellschaft (h. M.)
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Abberufung des Verwalters
Grundlagen
(1)
Grundlagen
 Ein Verwalter kann grundsätzlich jederzeit ohne Angabe von
Gründen durch einen Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft
abberufen
werden
(ordentliche
Abberufung)
 In dem Verwaltervertrag, der Gemeinschaftsordnung oder dem
Bestellungsbeschluss kann geregelt werden, dass der Verwalter
nur aus wichtigem Grund (außerordentliche Abberufung)
abberufen werden kann (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 3 WEG)
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Abberufung des Verwalters
Grundlagen
(2)
 Zur Abberufung des Verwalters genügt die einfache
Stimmenmehrheit in der Wohnungseigentümerversammlung
(vgl. § 26 Abs. 1 Satz 1 WEG)
 Der Beschluss muss dem Verwalter zugehen
Ausnahme:
Der Verwalter ist in der Wohnungseigentümerversammlung
anwesend, in welcher die Gemeinschaft den Beschluss fasst,
ihn abzuberufen
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Abberufung des Verwalters
Ordentliche Abberufung
 Ist der Verwalter auf unbestimmte Zeit bestellt, können die
Wohnungseigentümer ihn grundsätzlich jederzeit ohne
wichtigen Grund abberufen
Frist
 Es gilt die gesetzliche Kündigungsfrist (vgl. § 621 BGB); es sei
denn in dem Bestellungsbeschluss oder dem Verwaltervertrag
sind abweichende Fristen vereinbart
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Abberufung des Verwalters
Außerordentliche Abberufung
(1)
 In dem Verwaltervertrag, der Gemeinschaftsordnung oder dem
Bestellungsbeschluss kann geregelt werden, dass der Verwalter
nur aus einem wichtigen Grund (außerordentliche Abberufung)
abberufen werden kann (Rechtsprechung)
 Ist der Verwalter nur für eine bestimmte Zeit bestellt, kann er nur
außerordentlich abberufen werden
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Abberufung des Verwalters
Außerordentliche Abberufung
(2)
Beispiele für einen wichtigen Grund
 Anhaltend nachlässige Verwaltungsführung (das Gesetz nennt
als Regelbeispiel die nicht ordnungsgemäße Führung der
Beschlusssammlung (§ 26 Abs. 1 Satz 4)
 Der Verwalter verwaltet das ihm anvertraute Geld nicht bestimmungsgemäß
 Der Verwalter weigert sich, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung durchzuführen
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Abberufung des Verwalters
Außerordentliche Abberufung
(3)
Frist
 Die Wohnungseigentümer müssen den Verwalter zeitnah,
innerhalb einer angemessenen Frist nachdem ihnen der
wichtige Grund bekannt wurde, abberufen
 Welche Frist angemessen ist, hängt von den Umständen des
Einzelfalls ab
 4 Wochen sind in der Regel noch angemessen
(Rechtsprechung)
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Amtsniederlegung durch den Verwalter
(1)
Grundlagen
 Der Verwalter kann sein Amt grundsätzlich jederzeit ohne
Zustimmung der Wohnungseigentümer niederlegen
 Die Amtsniederlegung ist gesetzlich nicht vorgesehen, aber
allgemein anerkannt
 Falls die Gemeinschaftsordnung eine Abberufung des
Verwalters nur aus wichtigem Grund erlaubt, kann der Verwalter
das Amt auch nur aus wichtigem Grund niederlegen
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Amtsniederlegung durch den Verwalter
(2)
Frist
• liegt kein wichtiger Grund für die Amtsniederlegung vor, muss
der Verwalter die gesetzlichen Fristen beachten, § 621 BGB
(h.M.)
Form
•
•
•
•
grundsätzlich formfrei
empfangsbedürftige Willenserklärung
Problem: Wem muss die Niederlegungserklärung zugehen?
Praxistipp: Der Verwalter sollte die Amtsniederlegung
gegenüber allen Wohnungseigentümern erklären
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Ordentliche Kündigung des Verwaltervertrages
 Wurde der Verwaltervertrag nicht für eine bestimmte Laufzeit
geschlossen, kann er grundsätzlich jederzeit ohne Angabe von
Gründen gekündigt werden (ordentliche Kündigung)
• Es gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen, § 621 BGB
• Empfangsbedürftige Willenserklärung
• Problem: Wem muss die Kündigung zugehen?
 Praxistipp: Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte der
Verwalter gegenüber allen Wohnungseigentümern
kündigen
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Außerordentliche Kündigung des
Verwaltervertrages
 Die Vertragsparteien können den Verwaltervertrag jederzeit aus
wichtigem Grund kündigen (außerordentliche Kündigung)
 Die außerordentliche Kündigung muss zeitnah, innerhalb einer
angemessenen Frist erfolgen
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Haftung des Verwalters
(1)
Vertragliche Haftung
 Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat einen vertraglichen
Schadensersatzanspruch gegen den Verwalter, falls dieser
seine Pflichten aus dem Verwaltervertrag schuldhaft verletzt und
ihnen daraus ein Schaden entsteht; insbesondere bei Verzug
oder Schlechtleistung (vgl. §§ 280 ff. BGB)
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Haftung des Verwalters
(2)
Gesetzliche Haftung
 Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat einen gesetzlichen
Schadensersatzanspruch bei schuldhaften unerlaubten Handlungen des Verwalters (vgl. §§ 823 ff. BGB)
• Problem:
Gibt es eine Verkehrssicherungspflicht des
Verwalters?
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Haftung des Verwalters
(3)
Durchsetzungsmöglichkeiten
 Die Wohnungseigentümer können im sogenannten Wohnungseigentumsverfahren Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter geltend machen. Zuständig ist das Wohnungseigentumsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (vgl. § 41 Nr. 3
WEG)
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Anspruch auf Abrechnung
(1)
Jahresabrechnung
• Der ausgeschiedene Verwalter ist grundsätzlich nicht verpflichtet, die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr
zu erstellen
Ausnahme: Die Jahresabrechnung war zum Zeitpunkt seines
Ausscheides bereits fällig
• Der ausgeschiedene Verwalter hat jedoch eine Mitwirkungspflicht (Rechtsprechung)
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Anspruch auf Abrechnung
(2)
Rechnungslegung
 Der ausgeschiedene Verwalter ist zur Rechnungslegung für das
laufende Wirtschaftsjahr verpflichtet (vgl. §§ 675, 666
i.V.m.§ 259)
 Haben die Wohnungseigentümer berechtigte Zweifel daran,
dass die Rechnungslegung richtig ist, können sie eine
eidesstattlichen Versicherung verlangen (vgl. § 259 Abs. 2
BGB)
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Anspruch auf Abrechnung
(3)
Durchsetzung Ansprüche
 Die Wohnungseigentümer können den Anspruch auf Rechnungslegung, auf Auskunft und ggf. auf Abgabe der eidesstattlichen Versicherung gerichtlich im Wohnungseigentumsverfahren geltend machen
 In dem Verfahren ist das Gericht zuständig, in dessen Bezirk
das Grundstück liegt (vgl. § 43 Nr. 3 WEG)
• Problem: Wie wird der Titel vollstreckt?
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Anspruch Herausgabe Unterlagen
(1)
Grundlagen
 Der ausgeschiedene Verwalter muss sämtliche Verwaltungsunterlagen im Original (!) herausgeben (Rechtsprechung)
 Hat der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen an einen
Dritten übergeben, muss er sie sich wiederbesorgen
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Anspruch Herausgabe Unterlagen
(2)
Beispiele für herauszugebende Verwaltungsunterlagen
• Protokolle der Eigentümerversammlungen und die Beschlusssammlung
• Sämtliche alte und laufende Verträge der Gemeinschaft
(z.B. mit Versorgungsträgern)
•
•
•
•
Buchhaltungsunterlagen
Kontoauszüge
Rechnungslegungsunterlagen
Problem:
Muss der ausgeschiedene Verwalter
Bauunterlagen herausgeben?
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Anspruch Herausgabe Unterlagen
(3)
Durchsetzung Ansprüche
• Problem:
Kann der neue Verwalter die Unterlagen direkt von
dem ausgeschiedenen Verwalter herausverlangen?
• Praxistipp: Der neue Verwalter sollte sich bevollmächtigen
lassen, die Verwaltungsunterlagen im Namen der
Gemeinschaft oder im eigenen Namen von dem
ausgeschiedenen Verwalter herausverlangen zu
können
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Anspruch Herausgabe Unterlagen
(4)
Klage auf Herausgabe
• Gibt der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen nicht heraus,
können die
machen
Wohnungseigentümer
sie
gerichtlich
geltend
• Praxistipp: Möglichkeit einer Stufenklage
• In dringenden Fällen können die Wohnungseigentümer einen
Antrag auf einstweilige Verfügung stellen
• Problem: Wie wird der Titel vollstreckt?
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Entlastung des Verwalters
• Der Verwalter hat keinen Anspruch auf Entlastung, auch nicht
der ausgeschiedene Verwalter
• Mit der Entlastung sind weitreichende nachteilige Folgen für die
Wohnungseigentümer verbunden
• Praxistipp: Der Verwalter sollte möglichst keinen
Entlastungsbeschluss verlangen
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Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung
(1)
Einsichtnahme in wesentliche Unterlagen vor dem Beginn
der Tätigkeit
• Der neue Verwalter sollte vor Beginn seiner Tätigkeit in folgende
Unterlagen einsehen:
 Miteigentümerliste
 Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung
 Versicherungspolicen (prüfen, welche Versicherungen die
Gemeinschaftsordnung vorschreibt und welche vorhanden
sind)
 Grundbuch (Bestandsverzeichnis und Abteilungen I-III)
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Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung
(2)
Prüfung der Vollständigkeit der Verwaltungsunterlagen und
inhaltliche Prüfung
• Prüfung, ob der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen vollständig übergeben hat
• Inhaltliche Überprüfung der Unterlagen
• Die Prüfungspflicht des Verwalters ist weit aufzufassen
(Rechtsprechung)
• Problem: Übernahme laufender Gerichtsverfahren
• Praxistipp: Der neue Verwalter sollte genau überprüfen, ob er
die laufenden Verfahren übernimmt
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Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung
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Begehung des Objekts am Tag der Übernahme
• Der neue Verwalter sollte möglichst am 1. Tag (!) der Übernahme das Objekt umfassend optisch und technisch aufnehmen und eventuelle Gefahrenquellen und Schäden ermitteln
• Hintergrund: Verkehrssicherungspflicht des Verwalters
(Rechtsprechung)
• Sollte er Gefahrenquellen ermitteln, muss er alle notwendigen
Maßnahmen ergreifen, um sie zu beseitigen; in dringenden
Fällen unverzüglich (vgl. § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG)
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